In unserem letzten Blog haben wir uns mit dem Grundgerüst eines guten Geschäftsbriefs auseinandergesetzt. Sind Layout und Hauptelemente nach den neuesten Vorgaben konzipiert, erzielt man beim Empfänger bereits viele Pluspunkte. Nichtsdestotrotz muss auch der Text passen, damit eine Meldung gut ankommt. Im Folgenden hierzu einige wertvolle Tipps:
Gliederung
Gliedern Sie Ihren Text grundsätzlich in mindestens drei Abschnitte: Briefanfang, Mittelteil, Schlussteil. Die einzelnen Abschnitte dürfen Sie weiter unterteilen, damit der Brief übersichtlich bleibt. Achten Sie jedoch darauf, nur dann Absätze zu machen, wenn es die inhaltliche Logik verlangt.
1. Briefanfang
Ein Brief sollte wenn immer möglich positiv beginnen. Sie können sich zum Beispiel für eine vergangene Leistung bedanken oder ein Lob aussprechen. Beginnen Sie nie mit „leider“, sondern holen Sie Ihr Gegenüber mit einer positiven Aussage ins Boot.
Beispiel: Vielen Dank für das angenehme Telefongespräch vom letzten Dienstag.
2. Mittelteil
Hier geht es um Fakten und Argumente. Achten Sie auf eine klare zeitliche Abfolge und auf eine logische Gliederung der wesentlichen Elemente.
3. Schlussteil
Im letzten Absatz des Briefes zieht man ein Fazit und knüpft daran allfällige Forderungen oder weitere Schritte. Abgeschlossen wird immer mit einem Dank.
Ausdruck
Halten Sie sich im Ausdruck an unsere vier Grundsätze, die wir im Rahmen eines früheren Blogs über einfaches Schreiben definiert haben:
1. Verständlich schreiben
Schreiben Sie bewusst einfach. Orientieren Sie sich daran, wie Sie etwas mündlich ausdrücken würden.
2. Kurz schreiben
Besinnen Sie sich auf die Kernaussagen und rücken Sie diese ins Zentrum. Lassen Sie Überflüssiges weg.
3. Persönlich bleiben
Denken Sie an das Zielpublikum. Empfängerin oder Empfänger müssen immer in irgendeiner Weise angesprochen werden.
4. Leserfreundlich sein
Nehmen Sie Ihre Leser an der Hand und führen Sie diese Schritt für Schritt zum Ziel.
Unsere vier Grundsätze leuchten ein. Doch wie setzen Sie diese um? Im Folgenden einige konkrete Massnahmen, mit denen Ihr Geschäftsbrief ganz sicher wirkungsvoller wird.
Massnahme 1: Füllwörter und Floskeln weglassen
Montag, den 15. April 2019 => Montag, 15. April 2019
Beiliegend erhalten Sie die Einladung => Die Einladung liegt bei
In Bezug auf Ihr Schreiben vom => Vielen Dank für Ihr Schreiben vom
Betreffend das Telefongespräch => Vielen Dank für das Telefongespräch
Hiermit teile ich Ihnen mit => Ich teile Ihnen mit
Wir erlauben uns, Sie zu kontaktieren, weil => Wir schreiben Ihnen, weil
Wir verbleiben mit freundlichen Grüssen => Freundliche Grüsse
Massnahme 2: Den Empfänger direkt ansprechen (einen Perspektivenwechsel vornehmen und Fragen stellen)
Wir entschuldigen uns => Bitte entschuldigen Sie
Wir möchten Sie bitten => Bitte … Sie
Wir hoffen, Ihnen zu dienen => Konnten wir Ihnen weiterhelfen?
Es würde uns freuen, wenn Sie => Können Sie sich unserem Vorgehen anschliessen?
Ich bin überrascht, dass Sie => Ihr … überrascht mich
Wir wären sehr froh, wenn Sie unseren Vorschlag => Was meinen Sie zu unserem Vorschlag?
Massnahme 3: Verben benutzen und aktiv formulieren
Die Ersatzteile werden am 3. Mai geliefert => Wir liefern die Ersatzteile am 3. Mai
Sie werden bald erstellt => Wir erstellen sie bald
Die Realisierung => Wir realisieren
Das Vorhandensein wird überprüft => Wir überprüfen, ob … vorhanden ist
Massnahme 4: Konkret bleiben
Ich würde mich ausserordentlich freuen, wenn => Ich freue mich
Wir würden es begrüssen => Wir begrüssen es
Ich könnte Ende Juni beginnen => Ich bin Ende Juni verfügbar
Ich wäre eine ideale Kandidatin => Ich bin eine ideale Kandidatin
Und zum Schluss noch eine Kontrollfrage, die Sie sich im Prinzip nach jedem geschriebenen Satz stellen können:
Drücke ich es gleich aus, wenn ich weniger Platz zur Verfügung habe?
Wenn Sie diese Frage mit JA beantworten können, sind Sie garantiert auf dem richtigen Weg.
Weniger ist mehr – in diesem Sinne viel Erfolg beim Verfassen Ihrer nächsten Geschäftsbriefe!
Autorinnen: Tatjana Greber-Probst, Nicole Hunziker, Myriam Cavegn
