Professionelle Geschäftsbriefe – das korrekte Grundgerüst
 Foto einer korrekten Datumszeile, Anrede, Grussformel mit lachendem rotem Emoji.

geschrieben von GLOBAL TRANSLATIONS am 21.03.2019

E-Mail, Skype, SMS … Und dennoch verlangen viele Situationen den guten alten Geschäftsbrief. Gestalten wir ihn jedoch nach den aktuellsten Vorgaben?

 

Die viel weniger standardisierte Kommunikation via SMS, WhatsApp oder E-Mail wird immer populärer. Nichtsdestotrotz müssen wir oft auf den Geschäftsbrief zurückgreifen. Gerade in entscheidenden Situationen wie bei Bewerbungen oder im Rahmen von Beanstandungen, mit denen wir Ansprüche geltend machen wollen, sind wir auf Geschäftsbriefe angewiesen.

 

Letztere, insbesondere jene mit offiziellem Charakter, haben immer noch viel mehr Wirkung, wenn sie nach den neuesten Standards verfasst werden. Grund genug, uns mit dem modernen Geschäftsbrief auseinanderzusetzen.

Als Erstes sticht uns das Layout eines Geschäftsbriefes ins Auge, das heutzutage folgende Merkmale aufweist:

Darstellung

Nach modernsten Ansichten werden alle Textblöcke links platziert, da wir von links nach rechts lesen. Vor dem Text platzieren wir oben links die Adresse des Empfängers, gefolgt vom Datum, gefolgt von einer Infozeile, gefolgt von der Anrede. Der anschliessende Fliesstext wird linksbündig geschrieben, Blocksatz ist veraltet.

 

Die Ausnahme zur „Links-Regel“ bildet die Empfängeradresse, die oben rechts oder in der Mitte der Kopfzeile platziert wird.

 

Wählen Sie eine moderne und gut lesbare Schrift und Schriftgrösse 11 oder 12, selten grösser, aber sicher nie kleiner. Alle Elemente haben die gleiche Schriftgrösse. Heben Sie wichtige Elemente durch Fettdruck hervor, seien Sie dabei aber moderat, da zu viele Hervorhebungen das Auge stören. Kursivdruck, Unterstrichenes oder Farbiges sind nicht gängig.

 

Weiter wird ein zeitgemässer Geschäftsbrief nach einem bestimmten Grundgerüst gestaltet und enthält somit folgende Kernelemente:

Empfängeradresse

Eine korrekte Adresse des Empfängers vermittelt einen ersten guten Eindruck. Sie enthält auch bei schwierigen Namen keine Tippfehler.

Verzichtet wird auf die Wörter „Herr/Frau“, „c/o“, „z. Hd.“ oder „Firma“. Sie gelten als veraltet. In Grossunternehmen wird jedoch die Empfänger-Abteilung genannt. Ebenso nicht wegzulassen ist der Titel einer Person, wenn diese einen trägt.

 

Zur Veranschaulichung ein korrektes Beispiel:

 

Glincom

Dr. Eduard Wolfhuber

Alleegasse 24

3000 Auster

Datum

Den Ort zu nennen, ist heute nicht mehr üblich. Man sagt, es ergebe sich aus dem Absender oder dem Brieftext, wo die Autorin oder der Autor geschrieben habe. Es reicht somit das Datum, im Rahmen dessen der Monat ausgeschrieben wird. Idealerweise fügen Sie den Wochentag hinzu, er hilft, die Datumszeile anschaulicher zu gestalten.

 

Zur Veranschaulichung ein korrektes Beispiel:

 

Donnerstag, 21. März 2019

 

Infozeile

Die Betreffzeile oder Infozeile enthält den Brieftitel. Dieser soll möglichst aussagekräftig sein. Die Infozeile hat heutzutage vermehrt Schlagzeilencharakter und regt zum Weiterlesen an. Die Infozeile wird fett gedruckt.

 

Zur Veranschaulichung ein Beispiel:

 

Glück kommt selten allein – Bewerbung als Pflegebegleiterin

Anrede

Interessanterweise ist die Anrede „Sehr geehrte(r) …“ eher veraltet. Auch bei Personen, die wir gar nicht kennen, verwenden wir sie nicht mehr zwingend. Viel gängiger sind „Grüezi Frau …“ oder „Guten Tag Herr …“. Nach der Anrede folgen weder Punkt noch Komma, die Zeile nach dem Umbruch wird mit einem Grossbuchstaben begonnen.

 

Zur Veranschaulichung ein korrektes Beispiel:

 

Grüezi Herr Matter

 

Ihr Artikel war sehr hilfreich …

 

Nach dem Text fügen wir eine gute Grussformel, gegebenenfalls die Schlusszeile (PS) und die Beilagen an.

Grussformel

Neue Grussformeln sind fantasievoller als früher. Sicher veraltet sind Floskeln, die „mit“ enthalten. „Mit freundlichen Grüssen“ oder „Mit lieben Grüssen“ können Sie also aus dem Vokabular streichen. „Liebe Grüsse“ dürfen Sie zwar verwenden, Grussformeln wie „Sommerliche Grüsse“ oder „Freundliche Grüsse nach Bern“ sind jedoch viel gängiger. Nach der Grussformel wird kein Komma gesetzt.

Beilagen

Die Beilagen werden nur noch aufgeführt, wenn sie nicht bereits im Text erwähnt wurden. Bei einer allfälligen Auflistung der Beilagen wird jedoch auf den Titel „Beilagen“ verzichtet.

Postskriptum

Achten Sie auf die richtige Schreibweise der Abkürzung von Postskriptum: „PS“ enthält keine Punkte. Im Rahmen des „Übrigens“ können Sie auf etwas Wesentliches hinweisen und dabei sichergehen, dass es gelesen wird – Schlusssätze ziehen die Aufmerksamkeit immer auf sich.

 

Zusammenfassend und zur Veranschaulichung nochmals die wichtigsten Elemente des modernen Geschäftsbriefes mit ihren Merkmalen:

 

Absender: oben rechts oder in der Mitte der Kopfzeile

 

Empfänger: linksbündig, ohne Anrede, ohne „z. Hd.“ oder „c/o“, jedoch wenn möglich mit Abteilung bei grösseren Unternehmen und Titel des Empfängers

 

Datum: linksbündig, ohne Ort, jedoch mit Wochentag, Monat wird ausgeschrieben

 

Infozeile: linksbündig, wenn möglich mit Schlagzeilencharakter

 

Anrede: linksbündig, wenn möglich „Sehr geehrte/r“ durch informelleres „Guten Tag“ oder „Grüezi“ ersetzen, ohne Komma am Schluss, Fliesstext nach Zeilenumbruch mit Grossbuchstaben beginnen

 

Text: linksbündig

 

Grussformel: linksbündig, wenn möglich aufgelockert, zum Beispiel „Liebe Grüsse aus dem verschneiten Emmental“, ohne Komma am Schluss

 

Beilagen: linksbündig, Auflistung erfolgt ohne Titel „Beilagen:“ und nur dann, wenn die Beilagen im Text nicht erwähnt werden

 

Postskriptum: richtige Abkürzung lautet „PS“

 

Mit einer richtigen und modernen Grundstruktur eines Geschäftsbriefes haben Sie schon viel erreicht. Nun gilt es nur noch, den Empfänger mit einem gut formulierten Text zu beeindrucken. Mehr dazu in unserem nächsten Blog.

 

Autorinnen: Tatjana Greber-Probst, Nicole Hunziker, Myriam Cavegn

 

 

 
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1 von 1 Kommentaren

Hansueli Kaufmann, Freitag, 5. April 2019 17:14

Die Empfängeradresse kommt links und in der Mitte oder rechts, die Absenderadresse aber fehlt.. :-)

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