Ein gutes Mail schreiben – Tipps und Tricks

geschrieben von GLOBAL TRANSLATIONS am 25.08.2015

Wenn Sie ein Mail schreiben, sollten Sie einige Grundregeln beachten. So bleiben E-Mails echte Hilfen, die allen Beteiligten das Leben erleichtern.

 

E-Mails als Kommunikationsmittel sind im geschäftlichen und auch im privaten Umfeld nicht mehr wegzudenken. Gerade weil Mailing zur Übertragung von Nachrichten so alltäglich ist, laufen wir Gefahr, das Tool nicht mehr korrekt zu nutzen. Anstelle einer Optimierung unserer Kommunikation verlangsamen wir im Endeffekt unsere Prozesse oder brüskieren im schlimmsten Fall sogar unsere Kommunikationspartnerinnen und -partner.

 

In der Folge haben wir für Sie einige Tipps für guten Mailverkehr zusammengestellt.

Wie Sie ein gutes Mail schreiben:

1. Stellen Sie sich DIE Grundfrage

Wenn Sie ein Mail schreiben, ist die Kernfrage, ob dieses für Ihre Botschaft überhaupt das passende Kommunikationsmittel ist. Ein E-Mail ist in der Regel kurz und prägnant, jedoch kaum so knapp wie ein SMS. Texte, die länger sind als eine A4-Seite, gehören nicht in Mails, sondern in deren Anhang.

 

2. Wählen Sie einen sinnvollen Betreff

Der Mailbetreff gibt Aufschluss über den Inhalt des E-Mails. Er ist kurz und prägnant. Er dient als Vorinformation für die Empfängerin oder den Empfänger. Bedenken Sie, dass jemand unter Umständen sehr viele E-Mails erhält und froh ist, wenn er aufgrund der Informationen im Betreff bereits Prioritäten setzen kann. Verleihen Sie Ihrem Mail nur einen hohen Dringlichkeitsstatus (Urgent Flag), wenn dafür wirklich objektive Gründe vorliegen. Nicht wirklich dringende Meldungen mit hohem Dringlichkeitsstatus werden nicht selten absichtlich auf der Seite gelassen.

 

3. Wenn Sie ein Mail schreiben: erachten Sie dieses als Kurzbrief

 

Ein E-Mail ist im Prinzip ein kurzer Brief mit den drei zwingenden Hauptelementen Anrede, Inhalt und Grussformel. Passen Sie Anrede und Gruss dem Status der Empfängerin oder des Empfängers an. Einen Kollegen können Sie gut mit „Hallo Johann“ anreden, während ein entfernter Geschäftspartner mit „Sehr geehrter Herr“ angesprochen wird. Gleich wie in Briefen gelten die Grundregeln betreffend Grammatik und Rechtschreibung. Es empfiehlt sich, auch E-Mails in MS Word oder unter http://www.duden.de/rechtschreibpruefung-online kurz zu prüfen.

 

4. Schaffen Sie Klarheit im Text

Ein Mailtext ist kurz, prägnant und klar. Vermeiden Sie lange Sätze und gliedern Sie den Text in sinnvolle Abschnitte. Heben Sie allenfalls besonders Wichtiges hervor (fett, kursiv, mit anderer Farbe usw.). Verwenden Sie Abkürzungen nur, wenn diese allgemein bekannt sind. Und erwecken Sie nicht etwa mit Abkürzungen den Eindruck, Sie seien unter Zeitdruck. „MFG“ zum Beispiel ist genau deshalb zu vermeiden.

 

5. Verlegen Sie grössere Textinhalte in den Anhang

Falls ein E-Mail mehr als eine A4-Seite Text enthält, empfiehlt es sich, dieses in Mailtext und Anhang zu unterteilen. Seien sie vorsichtig mit grossem Datenvolumen in Anhängen, das unter Umständen nicht mehr versendbar ist. Sie können grössere Datenmengen entweder in mehreren E-Mails versenden, diese mittels eines ZIP-Tools komprimieren oder auf einem Webserver hinterlegen.

 

6. Verwenden Sie immer eine Signatur

Wenn Sie ein Mail schreiben, müssen Sie dieses mit einer Signatur versehen, die die Kommunikationspartnerin oder den Kommunikationspartner mit weiteren wichtigen Informationen zu Absenderin oder Absender versorgt. „Gesendet von meinem iPhone“ zum Beispiel gilt nicht als aussagekräftige Signatur, obwohl man sie sehr oft antrifft.

 

7. Vermeiden Sie Massenkommunikation

Bedenken Sie, dass täglich eine beachtliche Menge E-Mails versendet werden und die Empfängerinnen und Empfänger oft kaum mehr in der Lage sind, diese Flut zu bewältigen. Vermeiden Sie deshalb wenn möglich die Funktion „allen antworten“ und senden Sie nur Kopien, wenn dies wirklich notwendig oder erwünscht ist. Die Funktion BCC für vertrauliche Kopien sollte ebenfalls nur verwendet werden, wenn ein objektiver Grund vorliegt.

 

8. Überprüfen Sie Ihre E-Mails

Es kostet Sie nicht viel Zeit, ein Mail zum Schluss ganz kurz zu überprüfen. Bedenken Sie, dass Ihr E-Mail Ihre persönliche Visitenkarte oder diejenige Ihres Unternehmens darstellt. Eine einwandfreie Präsentation hinterlässt somit bei der Empfängerin oder dem Empfänger ganz sicher einen nachhaltigen Eindruck.

 

Ein gutes Mail schreiben heisst also ein alltägliches Tool verwenden, dem Sie jedoch wieder vermehrte Beachtung schenken – es wird sich lohnen.

 

Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

 

Autorinnen: Tatjana Greber-Probst, Nicole Hunziker, Myriam Cavegn

 

 

 

 
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